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Quels sont les délais de conservation des documents d’une association ?

Une association doit conserver certains documents pour prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif (c’est-à-dire qu’elle n’est pas complète).

    Les documents concernant la création de l’association doivent être conservés pendant toute la durée d’existence de l’association.

    Il est conseillé de les garder de manière illimitée :

    • Déclaration de l’association (copie du dossier déposé en préfecture)

    • Récépissé de la déclaration

    • Copie de la demande d’insertion au registre des associations et fondations d’entreprise (JOAFE)

    • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration ( témoin de parution )

    • Statuts modifiés par ordre chronologique

    • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique

    À savoir

    les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,…) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.

    Les documents concernant le fonctionnement de l’association sont à conserver au minimum 5 ans :

    • Convocations de l’assemblée générale

    • Feuilles d’émargement, pouvoirs

    • Procès-verbaux d’assemblée

    • Bilan d’activités

    • Rapports du commissaire aux comptes

    Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

    Les documents permettant de justifier ce que l’association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

    Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

    5 ans

    Registre unique du personnel

    5 ans à partir du départ du salarié

    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

    5 ans

    Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

    3 ans

    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

    1 an

    Déclaration d’accident du travail auprès de la  CPAM 

    5 ans

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Titres de propriété et actes de ventes

    Durée d’existence de l’association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

    Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

    Durée du contrat + 5 ans

    Contrat d’assurance

    Durée du contrat + 2 ans

    Factures de gaz et d’électricité

    2 ans

    Factures d’eau

    4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

    2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

    Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

    1 an

    La loi n’oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

    Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu’ils présentent un intérêt historique :

    • Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d’origine privée concernant la ville concernée.

    • Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l’histoire locale.

    Où s’adresser ?

     Mairie 

    Où s’adresser ?

     Archives départementales 

    Durée de conservation en fonction du type de document

    Type de document

    Durée de conservation

    Documents portant sur la création de l’association

    Illimitée

    Documents portant sur le fonctionnement de l’association

    Au moins 5 ans

    Documents financiers

    Au moins 10 ans

    Documents fiscaux

    Au moins 6 ans

    Documents portant sur les personnes de l’association

    Variable (entre 1 et 5 ans)

    Documents portant sur les locaux de l’association

    Variable (entre 1 an et illimité)