Entreprises

Publié le

Comment calculer les effectifs d’une entreprise ?

Le calcul des effectifs d’une entreprise est indispensable pour connaître les obligations de l’employeur et ses cotisations sociales. Seules les personnes qui sont liées à l’entreprise par un contrat de travail au cours de l’année passée sont prises en compte. Certaines catégories de salariés sont exclues du décompte. Les effectifs de tous les établissements sont additionnés.

L’Urssaf fait le calcul d’après les données fournies par l’employeur sur la déclaration sociale nominative (DSN).

    Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail

    Équivalent temps plein

    Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d’heures travaillées par un salarié.

    Il s’agit des salariés ayant un contrat de travail avec l’entreprise, même s’ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

    L’ETP sert à calculer l’effectif moyen (mensuel et annuel).

    Exemple

    1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP.

    2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2)

    1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP

    Durée mensuelle légale de travail

    L’équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.

    La durée mensuelle légale de travail, (égale à 151,67 heures), est une moyenne rapportée à l’année.

    Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.

    Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l’année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.

    Effectif global

    L’effectif global sert à déterminer la périodicité des cotisations.

    Pour calculer l’effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l’entreprise au 31 décembre de l’année passée.

    Il s’agit des salariés ayant un contrat de travail avec l’entreprise, même s’ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

    Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

    Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)

    L’effectif moyen annuel et l’effectif moyen mensuel servent à déterminer le type de cotisations que l’entreprise doit ou non payer et les  obligations sociales auxquelles elle est soumise .

    Il s’agit d’une moyenne rapportée à l’année et au mois.

    Ils sont calculés en nombre d’ETP (équivalent temps plein).

    Pour calculer l’effectif moyen annuel (EMA), il faut d’abord calculer l’effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l’année passée.

    Ces effectifs sont calculés par l’Urssaf d’après les données remplies par l’employeur dans la .

    À noter

    Parmi les obligations calculées en fonction de l’effectif, vous avez l’obligation d’embauche de travailleurs handicapés (OETH).

    Pour calculer l’effectif d’une entreprise (moyen, annuel ou global), vous devez prendre en compte les catégories de salariés suivantes :

    Catégories de salariés comptabilisés et modalités de décompte

    Catégories

    Modalités de décompte

    Salariés en  CDI  à temps plein, qu’ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

    Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :

    • Salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures)

    • Salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait

    • Salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d’adoption ou congé parental d’éducation par exemple)

    Travailleurs à domicile

    Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

    Salariés en  CDD 

    • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

    • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

    • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif moyen

    Salariés en CDI intermittent

    • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

    • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

    Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d’un contrat de travail temporaire (intérimaires)

    • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67h) sont comptés pour une unité chacun

    • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

    • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif moyen

    À noter : les intérimaires sont comptés à la fois dans l’entreprise de travail temporaire et dans l’entreprise utilisatrice

    Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail

    Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

    Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l’effectif (global, annuel ou mensuel).

    Les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :

    • Salarié en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent

    • Personne en alternance : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.

    • Personne en . Cependant, elles sont comptabilisées pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.

    • Stagiaire (étudiant ou en formation professionnelle)

    •  : gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, président du conseil d’administration, directeur général et directeur général délégué de SA, président et dirigeant de SAS (même si assimilé-salarié)

    Pour calculer l’effectif moyen annuel (EMA), il faut d’abord calculer l’effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l’année passée.

    À noter

    Actuellement, les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur le compte Urssaf en ligne.

  • Créer votre compte Urssaf en ligne

    • Exemple d’effectif moyen mensuel

    Voici l’exemple pour un mois donné :

    Exemple d’effectif moyen mensuel (en ETP)

    Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d’ETP

    10  CDI  à temps complet

    10 ETP

    2  CDI  à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86

    0,86 ETP

    1  CDD  à temps complet pour augmentation d’activité présent au cours des 12 derniers mois

    1 ETP

    1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois

    6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP

    0,32 ETP

    1 apprenti

    0 ETP

    Effectif du mois

    12,18 ETP

    Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l’année.

    Ensuite il faut additionner le nombre total d’ETP sur l’année et le diviser par 12 mois.

    Exemple d’effectif moyen annuel

    Exemple d’effectif moyen annuel (en ETP)

    Janvier

    Février

    Mars

    Avril

    Mai

    Juin

    Juillet

    Août

    Sept.

    Oct.

    Nov.

    Déc.

    Total

    14,86

    11

    9

    10

    8

    8

    7

    7

    10

    11

    13

    10

    118,86

    Dans cet exemple, l’effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.

    Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.

    À noter

    vous devez prendre en compte seulement le nombre réel de mois où l’entreprise a compté des salariés. Donc pour une entreprise créée en cours d’année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d’entreprise jusqu’au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois. C’est aussi le cas si l’entreprise n’a compté aucun salarié pendant certains mois de l’année.

    Exemple d’effectifs pour une entreprise d’activité saisonnière

    Une entreprise a eu une activité saisonnière sur 6 mois, du 1er mai au 31 octobre 2021.

    Elle comprend 11 ETP en mai et octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, août et septembre.

    L’effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.

    Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).

    Nombre d’ETP par mois pour une entreprise d’activité saisonnière

    Janvier

    Février

    Mars

    Avril

    Mai

    Juin

    Juillet

    Août

    Sept.

    Oct.

    Nov.

    Déc.

    Total

    0

    0

    0

    0

    11

    15

    23

    23

    23

    11

    0

    0

    106

    Il existe des cas particuliers :

    • Les  VRP multicartes  sont exclus de l’effectif global, mais sont compris dans l’effectif moyen.

    • Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l’effectif global, mais sont inclus dans l’effectif moyen.

    • Les personnes handicapées employées par un centre d’aide par le travail (CAT) appartiennent à l’effectif de l’association gestionnaire du CAT.

    • Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l’effectif de l’entreprise de travail temporaire et dans celui de l’entreprise utilisatrice.

      Par contre, ils ne sont pas comptés dans l’entreprise de travail temporaire dans les 2 cas suivants :

      • Ils remplacent un salarié absent

      • Ils ont été liés par un contrat de travail temporaire pendant une durée totale de 3 mois (au moins 455h) au cours de la dernière année civile

    • Les salariés détachés ou mis à disposition d’une autre entreprise (prêt de main-d’œuvre) sont comptés dans l’entreprise qui a conclu le contrat de travail.

 Toutes les questions réponses 

  • Service public d’accompagnement des TPE-PME

    TPE & PME, vous avez un projet, une difficulté, une question du quotidien ?

    Vous êtes rappelé(e) par LE conseiller qui peut vous aider dans les 5 jours (délai moyen de prise en charge).

     Accéder au service